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项目管理与PMP认证
一个企业管理者的日常工作时间分配 [发表于 2019-4-28]
状态 开放帖 精华贴 浏览量 2509   

该帖子同步发自:(?#24050;?#38613;的博客  访问该博客)

我曾经总结过在施工企业担任管理者时的日常工作,现在?#19994;?#20102;建设单位担任管理者,那么,?#19994;?#26085;常工作是什么?时间都去?#22235;?#20799;?#22235;兀?/span>

第一是计划、策划。

?#19994;募且?#21147;不好,所以我用手机、?#22987;?#26412;等方式随时记录自己的思考。我把这些思考分为“修身”、“治业”等,即自我总结、工作计划、工作心得等等。

每天早上上班前,?#19968;?#22312;?#19994;?#19987;用?#22987;?#26412;上,写上今天的重点工作——?#19968;?#25226;昨天、或者前天未完成的工作摘抄到今天来,继续推进。?#28909;?#26576;个项目的重要或紧急工作,?#28909;?#23433;排某个会议,?#28909;?#19982;某个关键人物的沟通计划。

写下“工作清单”后,?#19968;?#22312;上班的第一时间,与相关人员沟通情况,或者下达新的要求。每沟通一项,我就会在?#22987;?#26412;上?#26434;?#30340;条目上打勾,并写上责任人的名字、完成时间等。

?#27604;唬?#26377;些思考或工作是写给我自己的。它们可能是一个新的“思维火花?#20445;?#25110;者是一个新的计划,或者是一个新的值得总结的方面——?#28909;?#36825;篇“日常工作总结?#20445;?#23601;来?#26434;?#27492;。我确切的讲,有很多想法——事后证明很有效果,都来?#26434;凇?#28789;光乍现”式的思维火花。

这部分工作会?#21152;?#25105;大约5%的时间。时间分配不多,但?#26434;?#24037;作的统筹、预?#23567;?#25512;动?#35745;?#21040;了很好的效果。

第二是会议。不得不说,?#19994;?#22823;部分精力分配在各?#25351;?#26679;的会议上。我把会议根据是否形成会议纪要分为正?#20132;?#35758;?#22836;?#27491;?#20132;?#35758;。

正?#20132;?#35758;有例行会议,如集团工作例会,公司总经理办公会,月度项目例会等。这类会议旨在分享信息、制定计划、研?#35838;?#39064;,对工作、项目有重要的驱动作用。还包括一些专题会议,?#28909;?#25105;主持的项目专题会,是专门针对一个项目推进的会议。

非正式的会议很多,如现场会,内部部门沟通会,项目参建方沟通会。这些会议主要是针对某个或?#25215;?#38382;题集中解决,往往不需要正式的会议纪要。

会议会?#21152;?#25105;大概40%的时间。难怪有种说法,“管理者的主要工作就是开会和发文件,越高层的越是这样?#20445;?#30475;来有一定道理。事实上,会议是一种最有效的、集“统一认识、驱动工作、沟通信息”于一体的工作方式,其作用不?#21830;?#20195;。

第三是沟通。沟通可以分为很多类,所以我每天?#23478;?#33457;很大的精力去倾听与表达,或者是“读”和“?#30784;薄?/span>

沟通有一对一的单独沟通,有多人参加的多方沟通——?#28909;?#20250;议就是;或者分为与组织外部沟通,组织内部沟通;或者是向上沟通——?#28909;?#27719;报工作,向下沟通——?#28909;?#21457;布指令等。

我可能会因为要传达新的信息或指令进行沟通,可能要检查某项工作进行沟通,或者向领导汇报工作、争取?#35797;?#32780;进行沟通。我可能会在办公室里邀请?#29575;?#26469;沟通,?#37096;?#33021;走到?#29575;?#30340;办公室去沟通,或者拿起电话打一通,或者在现场与参建各方沟通。

沟通会?#21152;?#25105;25%左?#19994;?#26102;间。我每周星期一早上,会与部门负责人沟通一次,确认本周工作的重点,分解到相关责任人,以确保我在开展?#19994;?#37325;点工作时,这些重点工作仍然有人在推进。除此之外,?#19968;?#22312;正?#20132;?#35758;外的任何时间,主动与各方进行沟通——目的就是,确保重点工作“受控”——即,工作目前的进展是什么、下一步什么打算、出了什么问题,所有这些我必须完全掌握。

第四是文件处理。来文签批,发文审核,各种汇报材料、信息报表审阅、修改、签字……等等。

我似乎没有固定的时间来处理文件,因为?#19994;?#26102;间也会被领导和?#29575;?#23433;排。但坐到办公时的时间里,?#19994;?#31532;一优先事项是处理公文,无论是来文还是发文。我知道文件的处理速度,会影响到工作的及时性——?#19994;?#24037;作会对某个?#29575;?#25110;某件事情的效率产生影响,所以我应尽快处理文件,并确保它尽快传达到责任人手中。所以?#19968;?#20027;动将签批后的文件?#20852;?#32473;综合部的文件传阅管理者那里,或者是某位?#29575;?#37027;里。

处理各?#25351;?#26679;的文件,需要专注、专业和一些技巧。对自己不熟悉的情况,一定要提前了解情况再签批?#27426;杂謁统?#21435;的文件,一定要谨慎修改——管理者知道的信息更多,有责任让文件体?#25351;?#22810;、更准确的意图。最重要的是,一定要安排专人跟踪这些文件的进展——无论是来文还是发文,直到文件中的问题被解决为止。

文件处理大?#23478;?#21344;去我10%的时间,其核心就是要准确?#22270;?#26102;,也要完整——不能只签批不追踪。

第五是现场巡检。我每周对重点项目现场必须巡视一遍,可能是周中,可能在周末。

无论如何,从别人口中说到的项目进度和问题,总是不够准确的,必须亲自到现场去看,才能收集到第一手资料。而要解决问题,对现场情况不了解,往往不能抓住问题的核心,不利于问题的解决。

我喜欢带着问题去现场。?#28909;?#25105;事先拟好,本周去项目主要看进度和文明施工情况,那我就主要检查这两个方面。或者我是为了解决某个问题去的,就会主要看这个问题有关的情况。所以看现场不能走马观花,要有目的性是关键。

同时,在看现场的时候,发现问题要第一时间指出来,最好是现场就解决。我喜欢看现场的时间召集参建单位一起看,边看边了解情况,收集问题。

现场巡检是一项重要工作,能掌握第一手资料,它要?#21152;?#25105;大概20%的时间。

总的来讲,如果把会议和文件都看作沟通的一?#22336;?#24335;的话,那么沟通?#21152;?#20102;我70%的时间——这其中,与组织外部沟通用了30%,与组织内部沟通用了40%。计划与策划用了10%的时间,现场巡检用了20%的时间。

所以,我每天的时间就这样分配掉了。从上面可以看出,管理者最重要的工作是各式各样的沟通,与不同人的沟通。所以,如果简单地说,可以把管理者视为一个“信息处理者”——来的信息、去的信息,用沟通(或者信息)去影响他人。好比一个神经系统中的某级中枢,处理来的信息,发出去的信息,?#28304;?#24433;响整个系统的运行。这个“中枢”要运行得有效、高效,必须提高它的处理能力,而提高处理能力的最佳办法就是“升级”——通过?#27426;?#30340;学习、思考、实践与总结,提升它的处理能力。所以,管理者真的要学习,要善于学习。任何停滞不前的“中枢?#20445;?#24517;须形成“梗阻”、最后被系统自然淘汰。

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Re:一个企业管理者的日常工作时间分配 [回复于 2019-4-30]
进来学习学习
1楼 美女约,不在线,有人找我吗?文彬


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Re:一个企业管理者的日常工作时间分配 [回复于 2019-5-9]
这是个棘手的问题
2楼 帅哥约,不在线,有人找我吗?winter1080


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Re:一个企业管理者的日常工作时间分配 [回复于 2019-5-10]
厉害,涨见?#35835;?#21734;。。。
3楼 美女约,不在线,有人找我吗?loverb1026


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Re:一个企业管理者的日常工作时间分配 [回复于 2019-5-20]
沟通不能停
4楼 帅哥约,不在线,有人找我吗?724821017


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Re:一个企业管理者的日常工作时间分配 [回复于 2019-5-20]
哇哦~总结的好到位!~
5楼 美女约,不在线,有人找我吗?paradiseWan


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Re:一个企业管理者的日常工作时间分配 [回复于 2019-5-28]
基本说到企业的一些管理
6楼 帅哥约,不在线,有人找我吗?hqh


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Re:一个企业管理者的日常工作时间分配 [回复于 2019-6-6]
学习前辈的经验
7楼 帅哥约,不在线,有人找我吗?linchao71


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Re:一个企业管理者的日常工作时间分配 [回复于 2019-6-14]
好好学习这个问题
8楼 帅哥约,不在线,有人找我吗?singling


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